Consultants : quelles charges pouvez-vous déduire ?

01.08.18
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En tant que freelance, vous gérez souvent seul votre comptabilité. Ce qui vous occasionne peut-être quelques sueurs froides, voire des imprécisions. Afin que celles-ci soient les moins nombreuses possible, nous allons aujourd’hui vous accompagner sur les charges que vous pouvez déduire. Car oui, dépenser de l’argent peut vous en faire gagner. À l’unique condition de respecter les règles du jeu.

Qui peut déduire des charges et pourquoi ?

N’importe quel entrepreneur peut déduire ses charges dans sa comptabilité. À l’exception des micro-entrepreneurs, qui ne peuvent ni intégrer la TVA dans leurs factures ni la déduire, pas plus qu’ils ne peuvent inscrire leurs achats dans leurs comptes de résultat. Ils bénéficient cependant d’un abattement forfaitaire pour frais professionnels de :

  • 71 % du pour les activités d’achat-revente ou de fourniture de logement ;
  • 50 % du pour les autres activités relevant des BIC ;
  • 34 % du pour les BNC.

avec un minimum d’abattement de 305 €.

Déduire ses frais professionnels permet d’être imposé sur un montant de chiffres d’affaires inférieur, et donc de payer au final un impôt moins important.

Quels types de charges peuvent être déduites ?

Les charges déductibles pour les consultants portent uniquement sur les frais effectués dans le cadre professionnel, qu’il s’agisse de matériel ou de frais de représentation, comme de promotion. Vous devrez, en cas de contrôle, être en mesure de justifier de l’utilité professionnelle de ces dépenses. Pour être déduite, chaque somme doit faire l’objet d’une facture comportant un montant avec et hors TVA. Cette dernière fait en effet partie de ce qui est déductible, mais directement dans le compte lié à la TVA.

Les loyers et les charges locatives

Les loyers du bureau que vous occupez peuvent être déduits de vos comptes de résultat, de même que les frais d’entretien. Et cela également si vous utilisez votre domicile pour exercer votre profession. Vous déduirez alors une quote-part correspondant à la surface que vous utilisez (par exemple, 20 % de votre loyer. Pensez dans ce cas à allouer une pièce particulière ou une zone précise et mesurable à votre activité, afin d’être juste dans vos calculs).

Vous pourrez faire de même avec vos factures de téléphone, d’électricité et autres.

Les frais de transport

Tous les frais de déplacement liés à votre activité peuvent faire l’objet d’une déduction fiscale. Parmi ceux-ci, vous distinguerez :

  • les déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail, jusqu’à 40 km de distance (au-delà, il faudra justifier de la nécessité de cet éloignement géographique)
  • les déplacements professionnels quel que soit le moyen utilisé (voiture, automobile, train…).

Vous calculerez les sommes requises soit en frais réels, soit en vous appuyant sur les barèmes établis par l’administration. Vous pourrez également inclure dans votre décompte les loyers de garages pour les voitures utilisées à usage professionnel, les primes d’assurances contractées pour celles-ci ainsi que les frais d’entretien et de réparation. L’achat d’un véhicule passera quant à lui dans le tableau d’amortissement.

Les frais de restauration

Vous allez également pouvoir déduire de vos charges vos frais de repas, mais dans des conditions bien particulières. Il faut ainsi que la distance entre votre lieu d’activité et votre domicile ne vous permette pas de rentrer manger chez vous. Cette distance n’est pas établie de manière précise, mais étudiée au cas par cas, en tenant compte aussi bien de vos horaires de travail que de la configuration géographique entre les deux zones. Il est cependant assez rare que cette dépense ne soit pas déductible, sauf évidemment si vous résidez là où vous travaillez.

Pour l’année 2018, la valeur du repas pris au domicile est évaluée forfaitairement à 4,80 euros TTC (le montant est réévalué chaque année). Ce montant sera à déduire de la facture, qui ne devra pas dépasser 18,60 € (au-delà elle sera considérée comme excessive).
Par conséquent, vous pourrez au maximum déduire 13,80 € de votre résultat fiscal pour vos repas (18,60 € - 4,80 € = 13,80 €).

Notez cependant que ces mesures ne sont valables que pour les sociétés assujetties à l’impôt sur le revenu. Pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (SI), type SARL, EURL, les frais pris sur le lieu de travail ou à proximité ne sont pas pris en charge par la société.

Dans tous les cas, il faudra être en mesure de présenter des factures pour ces repas.

Par contre, les repas d’affaires sont remboursables à 100 %, et s’intègrent dans les frais de réception et de représentation. Au-delà de 6 100 € par an, ils devront cependant être déclarés sur le relevé annuel des frais généraux.

Les frais de réception et de représentation

Non, vous ne pourrez pas inclure dans vos charges déductibles les achats de vos costumes ou petites robes. Ces dépenses vestimentaires correspondent à des tenues qui pourraient être portées dans un autre cadre que le professionnel. Vous pourrez uniquement déduire les tenues strictement réservées au cadre professionnel (comme des chaussures de chantier).

Notez cependant que des frais de représentation peuvent devenir déductibles en fonction de votre secteur d’activité. Des médecins ou des avocats ont vu des prothèses dentaires et auditives être acceptées comme des dépenses professionnelles, leur métier nécessitant un contact direct et permanent avec le public.

Les cadeaux d’affaires, s’ils sont offerts dans l’intérêt de l’entreprise et si leur valeur n’est pas excessive (oubliez la location de yacht !), sont généralement intégrés parmi les frais de représentation, de même que les repas d’affaires.

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Les autres charges déductibles

Les postes précédents comptent parmi les plus évidents. Il existe cependant de nombreuses autres situations et postes de dépenses que vous pourrez intégrer dans vos calculs :

  • les frais engagés avant la création de l’entreprise (fournitures, annonces légales...)
  • les frais de formation, intégralement pris en charge, à condition d’être réalisées par un organisme agréé
  • les dépenses d’entretien et de réparation du matériel (y compris immobilier)
  • les primes d’assurances
  • les cotisations sociales
  • les cotisations versées à des syndicats professionnels
  • les frais de fournitures, de documentation et acquisition de petit matériel (prix inférieur à 500 euros). Ce qui comprend aussi les frais de bureaux, postaux, les acquisitions d’ouvrages ou les abonnements à des revues professionnelles
  • les frais de publicité.

Toutes ces sommes pourront être déduites si — et uniquement si — vous pouvez présenter les factures correspondantes à chacune d’entre elles.