Dématérialisation des bulletins de paie : adieu le papier

26.10.18
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Depuis 2017, les bulletins de paie ont été simplifiés. Plus encore : ils ont été dématérialisés. Si ce procédé signe progressivement la fin de l’impression papier des bulletins de paie, il s’accompagne cependant de certaines contraintes qu’il est bon de connaître. Livli, votre expert-comptable en ligne, vous en dit plus sur l'établissement de fiche de paie en ligne.

Qui est concerné par la dématérialisation du bulletin de paie ?

Aujourd’hui, toute entreprise, quelle que soit sa taille, doit pouvoir remettre un bulletin de paie dématérialisé à ses employés. C’est devenu une norme, qui ne nécessite même plus aujourd’hui l’accord écrit du salarié (qui peut toutefois s’y opposer s’il le souhaite, et continuer à recevoir ses documents imprimés).

Néanmoins, cette nouvelle norme n’est pas encore suivie par toutes les entreprises : avant 2017, seulement 15 % des entreprises françaises s’y pliaient (contre 95 % d’entre elles en Allemagne). Aujourd’hui, environ 79 % des sociétés du CAC 40 se sont engagées dans ce processus. Peut-être parce qu’il demande de respecter des règles précises.

Comment communiquer avec ses salariés ?

S’il n’est plus nécessaire d’obtenir l’accord de ses salariés pour dématérialiser les feuilles de paie, il faut cependant les en informer. Cette démarche leur permet de se prononcer éventuellement contre cette formule et préférer une remise en mains propres ou par courrier.

L’information doit être communiquée un mois avant l’émission du premier bulletin de paie dématérialisé (ou au moment de l’embauche). Il s’agit dès ce moment-là de rappeler les conditions sous lesquelles ce document sera mis à disponibilité du salarié.

Comment mettre les documents à disposition du salarié ?

Il ne faut pas oublier que le bulletin de paie reste un document confidentiel et sécurisé, qu’il soit dématérialisé ou non.

L’employeur doit donc s’assurer que le document est sécurisé, par exemple à l’aide d’un certificat numérique. Il ne devrait pouvoir être ouvert ensuite que par le seul salarié auquel il est destiné, via un espace personnel.

On parle alors de Compte personnel d’activité (CPA), qui propose un coffre-fort numérique pour conserver les documents.
Attention : les documents sont consultables par ce biais, mais ce n’est pas sur le CPA qu’ils sont stockés, mais bien chez l’entreprise elle-même.

Combien de temps faut-il conserver les bulletins de paie électroniques ?

Le bulletin de paie dématérialisé doit rester accessible pour les salariés durant un laps de temps défini par la loi : pendant 50 ans après l’émission de celui-ci ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

Pour l’entreprise, en plus d’un modèle de transmission d’information sécurisé, il va donc également être question de prévoir du stockage numérique et sécurisé. Ainsi qu’un signature numérique qui garantira que les documents ne pourront pas être modifiés.

La loi Travail fixe quatre principes qui encadrent la mise en œuvre de ces bulletins de paie en ligne :

  • l’intégrité des données : le document doit être non modifiable ;
  • la confidentialité : le système doit être conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS) ;
  • la disponibilité : selon les durées définies plus haut ;
  • l’accessibilité : les salariés doivent pouvoir récupérer l’intégralité de leurs bulletins, à tout moment.
LIVLI

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Quel avantage pour l’entreprise à passer au bulletin dématérialisé ?

Si le bulletin dématérialisé nécessite au départ une certaine recherche pour en garantir la sécurité (et peut-être l’appui de prestataires extérieurs, comme nous le verrons par la suite), le processus s’avère cependant avantageux et, surtout, économique, pour les entreprises.

En effet, la dématérialisation permet d’éviter des frais de papier, d’impression, d’envois postaux. Ainsi que de récupérer un temps qui était consacré à la gestion matérielle de ces documents, depuis leur impression jusqu’au pliage de ceux-ci.

S’il ne s’agit que de quelques minutes de gagnées pour les TPE, le gain est nettement plus important pour les grandes entreprises, ce qui explique qu’elles soient déjà aussi nombreuses à avoir passé le cap.

Il n’est également plus nécessaire de prévoir un stockage papier (la loi obligeant les employeurs à conserver pendant au moins cinq ans les bulletins de paie imprimés).

D’après des études, le coût moyen d’une fiche de salaire dématérialisée serait de 50 centimes d’euros, soit 30 % de moins que le même document en papier. D’autant que d’autres documents pourraient aussi se retrouver intégrés dans les mêmes coffres-forts numériques (contrats, avenants, attestations...)

Comment procéder pour dématérialiser ses bulletins de paie ?

Pour le moment, en dehors de l’accessibilité et de la confidentialité du bulletin de paie, la loi ne précise pas sous quelle forme le faire parvenir aux employés.

Il faut d’abord procéder à une signature électronique, avec un certificat d’entreprise et un horodatage.

Il faut ensuite le mettre à disposition du salarié via son CPA tout en s’assurant qu’il reste conservé dans le coffre-fort numérique de l’employeur.

Il existe d’ores et déjà un certain nombre d’opérateurs certifiés qui permettent ces opérations. La liste est consultable sur le site du CPA. Attention, cette liste ne garantit que l’interopérabilité entre les plateformes. Le CPA ne vérifie pas que les opérateurs recensés répondent bien aux quatre principes de mise en œuvre des bulletins de paie dématérialisés.

Avant de se tourner vers l’une ou l’autre solution, vérifiez au préalable qu’elle répond à des normes de sécurité. L’AFNOR a notamment établi :

  • la norme Z 42-013 (transposée en norme internationale9 sous le titre IS  14641-1) : pour l’archivage et les échanges de fichiers, elle assure leur traçabilité et leur intégrité ;
  • la norme Z42-020 : qui concerne le Coffre-Fort numérique et garantit son intégrité dans le temps.
  • la norme Z 42-025 : qui reprend les processus nécessaires pour créer le bulletin de paie dématérialisé, le remettre et le conserver.

La FNTC (Fédération des Tiers de Confiance) a également rédigé des guides sur le sujet et établit des labels qui pourront vous aider à trouver vers qui vous tourner le cas échéant.

En étant bien accompagné, la dématérialisation du bulletin de paie est une opération simple à mettre en place. Il est d’autant plus important de s’informer sur le sujet qu’elle devient quasiment obligatoire !

Livli, comptable en lignevous propose sa solution disponible en Saas, pour répondre à vos besoins.