Facture électronique : le 1er janvier 2019, c’est aux PME !

14.08.18
  • CREATEUR
  • gerer
  • TPE

D’ici à 2020, 100% des factures à destination du secteur public devront être numériques. Enclenché en 2017, le changement s’effectue par vagues successives. En effet, en 2019, c’est au tour des PME (petites et moyennes entreprises) de passer le cap de la facture électronique. Que doivent elles faire ? Que va-t-il se passer ? Des changements en comptabilité ? On vous éclaire sur la facturation électronique.

Facture électronique : de quoi s’agit-il ?

Très factuellement, c’est une facture créée, éditée, envoyée et reçue par son destinataires sous forme numérique. Mais pour qu’elle soit valable légalement, elle doit respecter 4 règles :

–       Garantir l’identité de l’émetteur,

–       Garantir l’intégrité de la facture (impossible de la modifier),

–       Garantir la lisibilité du document par son destinataire,

–       Contenir les mêmes mentions légales qu’une version papier (date d’émission, numéro, identité des 2 parties…).

Afin de garantir que votre facture électronique dispose bien de ces critères, il y a plusieurs possibilités :

–       La signature électronique via un certificat qualifié

–       La mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée (Piste d’Audit Fiable)

–       La mise en place d’une entente acceptée par les deux parties pour l’automatisation du traitement de la facture. Pour faire simple, c’est être d’accord dès le début sur la méthode utilisée : par exemple un logiciel de gestion intégrée, logiciel de comptabilité en ligne ou l’utilisation d’un fichier au format PDF.

Ce sont des points simples à respecter pour mettre en place si on s’équipe correctement 🙂 .

La facture électronique : question planning ça donne quoi ?

L’ordonnance du gouvernement du 26 juin 2014, envisage une mise en place progressive de la facture électronique. Elle devient obligatoire selon un calendrier bien défini, en fonction de la taille de l’entreprise.

  • depuis le 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques ;
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).

A titre d’exemple, vous êtes une société de 12 salariés dans le secteur du BTP. Vous avez réalisé la rénovation d’un bâtiment public de la ville d’Angers.

À compter du 1er janvier 2019, vous serez dans l’obligation de réaliser votre facture au format électronique et de l’envoyer via le portail Chorus Pro.
C’est un portail développé par  l’AIFE (Agence Financière pour l’Informatique de l’Etat). Ce portail permet le dépôt, la transmission et le suivi des factures envoyées sous forme électronique auprès des établissements publics. Avantage, il est mis gratuitement à disposition des fournisseurs, prestataires de services et accepte de nombreux formats de factures (PDF signé ou non, XML, …).

Si vous ne transmettez pas votre document via ce portail, vous ne respectez pas la réglementation et votre prestation restera impayée.

Facture électronique : Alors, comment faire ?

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  1. Créez votre compte sur le portail Chorus Pro.
  2. Déposez votre facture sur le portail en respectant les formats acceptés
  3. Suivez le traitement de votre facture et son règlement

Le + : pensez à vous équiper d’un logiciel de gestionvous gagnerez du temps et ces trois étapes seront simplifiées, automatisées.

L’ensemble des entreprises et secteurs d’activités sont concernées ! En voici quelques exemples :

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Comptabilité – Devis/Factures – Gestion Sociale

Facture électronique : et les avantages, pour moi PME, on en parle ?

La facture électronique devenant une obligation, autant profiter des avantages qu’elle octroie. Et oui, une obligation légale ne rime pas toujours avec contraintes !

–       Elle permet de réduire les coûts administratifs de 50% à 70% :

  • Suppression manipulations de documents papiers
  • Diminution temps de traitement
  • Suppression coûts d’impression, d’envoi postal, de stockage

–       Baisse de l’empreinte carbone

–       Optimisation du suivi et d’accès à l’information : traçabilité, sécurisation

–       Automatisation et rationalisation des processus : meilleure fluidité des échanges

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne ou de gestion renforce ces avantages dans l’organisation quotidienne de l’entreprise.

 Les gains de productivité ou d’argent sont intéressants : coûts, environnement, temps, sécurité ne sont que des exemples. Plus d’excuses pour ne pas passer à la facture électronique !

Le non-respect de la facture électronique : pas de sanctions mais … 

L’une des bonnes nouvelles vis-à-vis de cette ordonnance : c’est qu’il n’y a pas de sanction ou d’amende si vous ne passez pas par une facture électronique pour vos clients du secteur public.
Cependant, vous risquez de ne pas être payer ! Ce qui peut mettre à mal la pérennité de votre structure.

De plus, connaissez-vous le montant de trésorerie lié aux retards de paiement ? Et bien, il représente près de 12 milliards d’euros. Une somme colossale …

Vous connaissez tout maintenant. Et vous l’aurez bien saisi : passer à la facture électronique