Indemnités kilométriques : comment les gérer ?

Se faire rembourser des frais liés à ses déplacements, cela peut vite devenir devenir un véritable casse-tête et chronophage dans votre quotidien, surtout si vous êtes souvent en dehors de votre bureau. Cependant, cela implique un certain nombre de calculs, et une gestion précise en fonction des types de véhicules, des distances parcourues…

Qui peut toucher des indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques concernent aussi bien les employés d’une entreprise que son dirigeant. Dès qu’il y a déplacement, celui-ci peut être pris en compte. Mais uniquement si la personne qui les demande exerce une fonction officielle dans l’entreprise (donc, non, cela ne concerne pas uniquement les associés).

Pour en bénéficier, il faut respecter les critères suivants :

• le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société (sinon une taxe sur les véhicules de société s’impose à l’entreprise) ;
• les frais de déplacement doivent être justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres parcourus) ;
• les déplacements doivent avoir un caractère professionnel (la mention du nom du client, fournisseur et/ou comptable pour lequel le déplacement est réalisé peut être une indication utile).

Qu'est-ce qui est pris en compte dans les indemnités kilométriques ?

Si le montant du carburant est le premier élément qui vient à l’esprit en ce qui concerne les dépenses liées à un déplacement, le calcul de l’indemnité kilométrique va plus loin encore, puisqu’il prend également en compte :

• l’amortissement du véhicule ;
• les frais de réparation et d’entretien ;
• les dépenses de pneumatiques ; 
• les frais d’achat des casques et des protections ;
• les primes d’assurances.

Les intérêts d’emprunt, les frais de stationnement et de péage ne pourront quant à eux pas être intégrés dans ces indemnités. Vous noterez cependant, au vu des éléments listés, que les véhicules concernés ne sont pas que les automobiles, mais également les motos, les cyclomoteurs et, depuis 2015, les vélos.

Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?

Chaque année, un barème est publié par l’administration fiscale. Il se base sur le nombre de chevaux du véhicule et établit des tranches en fonction de la distance parcourue (subdivisée entre 0 et 5 000 km, de 5 000 à 20 000 km et au-delà de 20 000 km).

Voici un exemple de barème en 2018 :

Pour info, le calcul à effectuer pour l’indemnité kilométrique vélo est le suivant : Distance parcourue en kilomètres X 0,25 euros

Le trajet domicile-travail est-il à prendre en compte dans les indemnités kilométriques ?

Un salarié ne pourra pas demander à son employeur le remboursement d’indemnités kilométriques pour les trajets effectués depuis son domicile (le point de départ utilisé en règle générale dans le calcul de ces indemnités est l’adresse du lieu de travail). Ce qui ne l’empêchera pas de les déduire en frais réels au moment de sa déclaration d’impôts, le cas échéant. Le barème et la méthode de calcul restent identiques.

Quel est l'intérêt des indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques ont d’autres avantages que le simple remboursement des frais. Pour le salarié (ou le dirigeant) qui les perçoit, elles ne sont pas assujetties à l’impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales. Elles ne doivent donc pas être déclarées. Elles n’ont même pas à apparaître sur le bulletin de salaire.

Pour la société, cela permet d’éviter la taxe sur les véhicules de société, tout en valorisant les déplacements des collaborateurs. Ces indemnités restent par contre déductibles du résultat imposable de l’entreprise, tout en étant exonérées de cotisations sociales.

L’intérêt des indemnités kilométriques concerne surtout les particuliers. Pour un dirigeant, il pourrait être intéressant de comparer les montants possibles avec la transition vers un véhicule de société. Ce qui lui permettrait de déduire entièrement les frais d’assurance, de carburant, de réparations et d’entretiens du véhicule. Ces montants seront intégrés dans les charges de la société (le terme de société n’est pas anodin : une entreprise individuelle ne peut posséder de véhicule de société). Et il ne faudrait pas oublier la taxe sur les véhicules de société, dont nous avons déjà parlé, et qui peut alourdir la facture. Là encore, il s’agit d’une estimation à faire, pour laquelle un accompagnement peut être nécessaire.

Comment gérer les calculs liés aux indemnités kilométriques ?

Si l’entreprise est de petite taille, et les déplacements rares, il reste possible de suivre le montant des indemnités kilométriques à l’aide de tableaux Excel. Il faudra cependant rester attentif aux distances parcourues et une rigueur certaine s’imposera. Vous trouverez en ligne des simulateurs comme celui des impôts. Il est à jour au niveau du barème mais ne s’applique que pour un kilométrage annuel (et ne sera donc pas nécessairement pratique pour une indemnité qui serait versée mensuellement).

Ces calculs peuvent rapidement s’avérer compliqués, surtout s’il est question de refacturation aux clients ou de passage d’un niveau de comptabilité à l’autre. Il faudra alors penser à utiliser des logiciels dédiés, ou à vous faire accompagner pour vous assurer de ne rien oublier dans les montants à verser et à déclarer.

Dans tous les cas, attention à bien gérer vos déclarations : un rapport trop important entre revenus et indemnités kilométriques pourra attirer l’attention du fisc, qui demandera des justificatifs. En leur absence, ces sommes pourraient être considérées comme des traitements et salaires et donc intégrées dans l’imposition de la personne qui les touche. Mais les organismes sociaux seront également avertis, ce qui impliquera des cotisations sociales complémentaires ! Demandez donc à vos employés de vous remettre les factures de carburant, mais aussi de péages ou d’hôtels qui prouveront leurs déplacements.