La comptabilité d'un consultant : obligations et spécificités

La comptabilité du consultant en auto-entreprise

La micro-entreprise permet la tenue d’une comptabilité extrêmement simplifiée. La seule limite est la tranche de revenus annuels, qui ne doit pas dépasser 70 000 €. Attention, il est question là de chiffre d’affaires, non pas de bénéfices : la micro-entreprise ne permet pas de déduire ses frais (ce qui peut être avantageux pour une activité libérale comme celle du consultant, du moment que peu d’investissements sont prévus). En revanche, il pourra être utile d’intégrer les déplacements éventuels dans la facturation à la clientèle, car ils ne pourront pas être compris dans la comptabilité. Sous ce régime, la seule obligation est la tenue d’un livre de recettes, reprenant les dates et natures des montants encaissés, le nom du client, le mode de règlement utilisé, ainsi que les numéros de facture auxquelles ils correspondent. Le consultant bénéficiera aussi d’une franchise de TVA, qui sera indiquée sur les factures. Il suffira ensuite de déclarer son chiffre d’affaires de manière mensuelle ou trimestrielle aux organismes sociaux, puis lors de la déclaration de revenus. La tenue d’un compte bancaire dédié à l’activité, obligatoire, facilitera la gestion comptable du consultant.

La comptabilité du consultant sous le régime de la déclaration contrôlée

Pour un consultant souhaitant déduire ses charges réelles, il est essentiel d’opter pour le régime de la déclaration contrôlée. Dès l’atteinte d’un chiffre d’affaires annuel dépassant les 70 000€, ce dernier devient obligatoire. Il est alors impératif de posséder un compte bancaire spécifique pour l’activité. À savoir qu’il sera toujours possible d’opter pour la franchise de TVA. Concernant la tenue de registres, la création d’un livre-journal est obligatoire pour le suivi des recettes et des dépenses. De même pour les immobilisations et les amortissements, un registre devra être créé. À cela s’ajoute la déclaration de résultat 2035 et de revenus 2042C PRO auprès du centre des impôts chaque année. Sachant que le chiffre d’affaires encaissé est déclaré via la déclaration sociale des indépendants (DSI). Elle permet de déterminer le montant des cotisations sociales.

La comptabilité du consultant qui exerce en société

Exercer son activité en société suppose plus d’obligations que dans le cadre de l’entreprise individuelle. Il existe cependant des formules simplifiées : ainsi, les micro-sociétés (qui ne dépassent pas 700 000 euros de chiffre d’affaires et 10 salariés) ne doivent pas présenter d’annexes comptables, et peuvent se limiter à la forme simplifiée du bilan comme du compte de résultat. Le consultant devra, comme en entreprise individuelle, tenir un livre-journal. Il devra aussi tenir à jour un grand livre, regroupant l’ensemble des comptes utilisés par l’entreprise, et toutes les opérations au débit et au crédit de ceux-ci. La franchise de base en TVA est toujours possible.

Dans le cadre du régime simplifié d’imposition, réservé aux consultants dont le chiffre d’affaires est inférieur à 238 000 €, un bilan et un compte de résultat, ainsi que leurs annexes (tableau d’immobilisation, d’amortissement, de provision d’états des créances et des dettes) devront être remis chaque année auprès du tribunal de commerce. Ainsi qu’une déclaration de résultat chaque année. Le régime réel normal, qui s’applique pour les consultants déclarant plus de 238 000 € de chiffre d’affaires (ou sur option), présente globalement les mêmes contraintes en termes de tenues de livres comptables et de comptes annuels à présenter.

Quel est l’intérêt de prévoir une comptabilité de trésorerie ?

Un consultant peut choisir de déclarer ses revenus en BNC (bénéfices non-commerciaux) ou en BIC (bénéfices industriels et commerciaux). Dans les deux cas, la comptabilité de trésorerie peut s’appliquer. Le principe est simple, le consultant enregistre uniquement les mouvements de trésorerie (encaissements comme décaissements) en comptabilité. Ce qui permet par la suite de s’appuyer sur les relevés bancaires pour la tenue des comptes. Proche de la comptabilité de trésorerie d’une micro-entreprise, elle est alors facilitée. Cependant, seuls les consultants dont les bénéfices relèvent des BNC et au régime de la déclaration contrôlée peuvent en faire la demande.

Les consultants dont les bénéfices relèvent des BIC et qui sont au régime réel simplifié d’imposition pourront utiliser la comptabilité de trésorerie dans leur quotidien mais devront repasser en comptabilité d’engagement au moment de la clôture annuelle. Les factures non réglées par les clients et les dépenses qui ne seront pas encore passées en paiement seront intégrées au bilan et au compte de résultat par votre Expert-comptable, quand bien même elles ne seraient pas payées.

L’objectif est de présenter les comptes annuels en comptabilité d’engagement, c’est-à-dire en prenant en compte la date d’effet d’une facture et non plus uniquement son paiement. Cet hybride facilite la gestion quotidienne de votre comptabilité. Dans tous les cas, il faudra conserver les factures et les livres comptables pendant plusieurs années (dix en moyenne). Il est aujourd’hui possible de ne conserver que les versions dématérialisées des documents (attention cependant à ce qu’ils soient dans un format qui reste lisible en dehors d’un logiciel précis). La tenue des livres comptables demande essentiellement de la rigueur. En revanche la présentation des comptes de résultats, de bilan, ou de liasses fiscales peuvent demander plus de temps (et de compétences). Sans négliger les risques d’oublis de déclarations aux différents organismes, de centre des impôts au Tribunal de Commerce. Il peut alors être souhaitable de faire appel à des experts-comptables, qui sauront accompagner les consultants dans ces démarches et leur proposer des offres attractives correspondant à leur métier.