Logiciel de comptabilité certifié : nouvelle obligation pour les entreprises ?

06.07.18
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Ah les lois de Finances et leurs obligations. Comme celle de 2016, qui obligeait les entreprises, au 1er janvier 2018, à s’équiper d’un logiciel de comptabilité certifié. Au fait, êtes-vous en règle sur ce sujet ? Et, surtout, avez-vous besoin de l’être ? Il est temps de faire le point sur la question.

Que dit la loi au sujet du logiciel de comptabilité obligatoire ?

En 2015, et même à la toute fin de l’année, l’article 88 de la loi n° 2015-1785, concernant la loi de finances, avait été signé.

Il instaurait l’obligation pour les entreprises de s’équiper d’un logiciel de comptabilité certifié et/ou d’un système de caisse sécurisé. Cette mesure devait prendre place au 1er janvier 2018 et concernait :

  • Toutes les entreprises personnes physiques (entreprises individuelles) ou personnes morales (sociétés) de droit privé ou de droit public ;
  • Assujetties à la TVA (qu’elles en soient redevables ou non c’est-à-dire y compris les entreprises bénéficiant d’exonération de TVA ou de la franchise en base de la TVA, micro et autoentrepreneurs inclus) ;
  • Et qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse (tout matériel permettant d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement était visé).

Les caractéristiques des dits logiciels étaient très précises. Les conditions minimales étaient :

  • L’inaltérabilité (les données ne devaient pas être modifiables),
  • La sécurisation,
  • La conservation (les données devaient être centralisées et conservées pendant six ans minimum),
  • L’archivage (sur une période similaire à celle de l’exercice comptable)

et une attestation à ces sujets devait être émise par les éditeurs de logiciels comptables.

Le but de ces mesures était de lutter contre la fraude fiscale. Et, à mesure que le début de l’année 2018 se rapprochait, les entrepreneurs, et notamment les auto-entrepreneurs se sont inquiétés face à cette nouvelle obligation. La loi a donc été modifiée…

Ce qu’implique la nouvelle loi, signée en décembre 2017

Il a été établi que toutes les entreprises ne doivent pas s’équiper d’un logiciel comptable certifié.

Il est obligatoire pour :

  • une entreprise assujettie à la TVA,
  • si elle utilise déjà (ou souhaite utiliser) un logiciel ou un système de caisse informatisé dans le cadre de ses transactions avec les particuliers.

Vous pouvez donc en déduire que sont particulièrement concernés par cette mesure les cafés, restaurants, les commerces et les boutiques. Les balances poids/prix doivent d’ailleurs également être certifiées.

À l’inverse, ce logiciel n’est pas obligatoire pour :

  • les auto entrepreneurs dont le chiffre d’affaires se situe en dessous des seuils de TVA,
  • les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA,
  • les professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole,
  • les entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit,

Les facturations émises entre professionnels, assujettis ou non à la TVA, ne relèvent pas non plus de l’obligation d’un logiciel comptable.

De même, si vous éditez des factures nominatives, et que vous n’utilisez donc pas un système de caisse pour vos paiements, cette obligation ne vous concerne pas.

Le champ d’application de cette loi reste donc assez limité et intéresse presque essentiellement le commerce de détail.

D’ailleurs, l’administration précise que les systèmes visés sont :

  • les caisses enregistreuses simples non connectées à un logiciel comptable
  • les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capable d’enregistrer, de sécuriser et d’archiver les données d’encaissement et pouvant ou non générer des écritures comptables
  • les logiciels d’encaissement installés sur un ordinateur (ou réseau) incorporant une gestion comptable et financière de l’entreprise.

Ce qui n’est pas une raison pour ne pas s’en préoccuper.

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Comment se dérouleront les contrôles et quels sont les risques ?

La vérification de la conformité de votre logiciel de comptabilité peut s’effectuer de manière inopinée, en cas de contrôle fiscal.

Le cas échéant, vous devrez être en mesure de fournir :

  • soit la certification par un organisme agréé
  • soit l’attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou système de caisse certifiant le respect des conditions.

Les mentions suivantes sont indispensables :

  • Le nom et la référence précise du logiciel ;
  • ainsi que sa date d’acquisition

Si vous ne possédez pas ces documents, vous vous exposez à une amende de 7 500 €.

Le cas échéant, pensez à certifier chacune de vos caisses, qu’elles soient interconnectées ou pas. Vous éviterez ainsi tout risque de sanction.

Comment vérifier si vous êtes concerné ou non par cette obligation

Si vous avez encore un doute quant à l’obligation ou non de vous équiper d’un logiciel comptable certifié, vous pouvez vous rendre sur le site officiel des Impôts et remplir un formulaire en ligne qui vous répondra de manière précise. Le déroulé en est assez simple pour que vous vous y retrouviez facilement.


Aujourd’hui, la plupart des éditeurs de logiciels de caisse proposent cette certification. Vérifiez cependant ce qu’il en est avant de vous décider pour l’un ou l’autre éditeur. Par ailleurs, même si vous pouvez continuer à tenir votre comptabilité sur papier dans le cas où vous n’êtes pas concerné par l’obligation, l’acquisition d’un logiciel comptable reste une opération qui simplifiera la gestion de votre entreprise. D’autant que rien ne garantit que, sur le long terme, il n’y aura pas une évolution de la loi dans ce sens.