Tout savoir sur les obligations comptables des micro-entrepreneurs
L’un des principaux avantages de la micro-entreprise, c’est de proposer des obligations comptables et fiscales simplifiées. Mais simplifiées ne veut pas dire inexistantes. Comme pour toute entreprise, vous devrez être capable de présenter, sur demande, des traces comptables de votre activité. Voici comment procéder.
Le livre de recettes, pour tout ce que vous gagnez
Chaque fois que vous recevez de l’argent en échange de votre activité, qu’il s’agisse d’une prestation de service ou d’une vente de produit, vous devez tenir note de cet encaissement. Pour cela, vous aurez un livre des recettes, qui doit être à jour. Les mentions obligatoires sont les suivantes :
- Le montant et l’origine des recettes (donc qui vous paie)
- Le mode de règlement (espèces, chèque, virement…)
- Les références des factures concernées (ou tickets de caisse le cas échéant), avec leurs dates.
Ce document doit être rempli au jour le jour et de manière chronologique. Afin de faciliter votre comptabilité, vous avez le droit de regrouper et d’enregistrer uniquement en fin de journée les recettes provenant de ventes au détail ou de services rendus à des particuliers, du moment que leur montant reste inférieur à 76 €. Pour les plus grosses factures, sachez qu’il est interdit de régler en espèces au-delà de 1 000 €. Vous avez aussi la possibilité de n’enregistrer les recettes qu’à la date de leur encaissement sur vos relevés bancaires, qui peut ainsi vous servir de référence. Une fois ces indications remplies, vous ne pouvez plus les modifier. Afin de garantir cet aspect, vous pouvez utiliser différents supports, à votre convenance, pour votre livre de recettes :
- Au format papier, via un livre comptable, acheté dans le commerce ;
- En utilisant un modèle de livre recette à télécharger gratuitement ;
- avec un logiciel comptable en ligne ou de gestion pour les auto-entrepreneurs, comportant une partie livre de recettes.
Le registre des achats, toujours obligatoire ou non ?
En tant que micro-entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire vos frais, et donc vos achats. Dans ce cadre, la tenue d’un registre des achats peut sembler inutile. Et elle l’est, dans beaucoup de cas. Mais pas dans tous. Ainsi, le registre des achats est obligatoire si votre activité consiste à vendre
- Des marchandises,
- Des fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter,
- Des prestations d’hébergement.
De même que pour le livre des recettes, ce registre doit comporter :
- La date de l’achat,
- Les références de la facture réglée,
- L’indication du fournisseur,
- La nature de bien ou de la prestation,
- Le montant payé,
- Les modalités de paiement.
Le tout doit être présenté de manière chronologique, et les pièces justificatives (factures, tickets…) doivent y être jointes ou pouvoir être consultées facilement. Ce registre des achats se présente et se prépare de la même manière que le livre des recettes (dans le cas d’un livre comptable, il s’agit d’ailleurs souvent du même document papier).
Combien de temps faut-il conserver ces registres ?
Si vous devez redémarrer un nouveau livre des recettes et un nouveau registre des achats à chaque année civile, vous n’allez pas pour autant jeter les précédents. Ils doivent pouvoir rester consultables par les services fiscaux pendant un temps précis.
La législation fiscale vous impose de les conserver pendant 6 ans. Ce délai se calcule à partir de la date de la dernière inscription sur les registres (donc, en théorie, de la fin de l’année).
Néanmoins, en droit commercial, et, afin de vous prémunir en cas de litige avec une tierce partie, la durée s’allonge à 10 ans.
Il peut être plus prudent de garder vos documents sur la période la plus longue possible.
Comment prévoir sa facturation en autoentrepreneur ?
En tant que professionnel, auto-entrepreneur, vous devez émettre une facture pour chaque opération, qu’il s’agisse d’une prestation de service ou de la vente de marchandises.
Qui dit facture, dit également mentions obligatoires. Vous devrez ainsi indiquer :
- Votre numéro SIREN
- La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous relevez de la franchise de base en TVA
- L’identification de votre microentreprise (nom et coordonnées)
- L’identification du client
- La date de la facture
- La nature de la prestation ou du produit délivré
- Les conditions de règlement
Pour votre propre protection, vous indiquerez aussi le taux des pénalités en cas de retard de paiement.
Dans le cadre de la loi, vos factures doivent également être numérotées et se suivre.
Le compte professionnel, une obligation ou pas ?
En tant que micro-entrepreneur, vous devez détenir un compte dédié à votre activité, qui vous servira autant à encaisser vos recettes qu’à régler vos achats, les dépenses en rapport avec votre entreprise et même votre rémunération.
Les relevés de ce compte serviront à compléter vos livres comptables.
Cependant, il n’est pas obligatoire d’ouvrir en banque un compte dit « professionnel ». Votre entreprise n’ayant pas de capital social, un compte bancaire personnel peut tout à fait être suffisant, du moment qu’il est séparé de votre compte privé. Avec la nouvelle loi Pacte, ce compte bancaire séparé pourrait même ne plus être obligatoire si le montant des revenus de votre activité est inférieur à 5 000 € par an.
La dernière obligation comptable du micro-entrepreneur, et non la moindre, est la déclaration du chiffre d’affaires (et donc, uniquement des encaissements, les achats n’étant pas déductibles). Elle s’effectue de manière mensuelle ou trimestrielle et sert à calculer les cotisations et les contributions sociales à payer. L’ensemble de ces déclarations vous servira ensuite pour le calcul de votre imposition.
Ce sont là les seules obligations comptables auxquelles doit se conformer un auto entrepreneur. Elles sont volontairement assez simples et limitées et s’apparentent plus à une gestion de vos comptes, en y ajoutant une facturation pour les sommes qui entrent.